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Acabar com as reuniões pouco (ou nada) produtivas


Acabar com as reuniões pouco (ou nada) produtivas

São, para várias áreas, essenciais e realizam-se pelos mais variados motivos. Seja para partilha de breefings, para decisões administrativas ou para balanços, as reuniões são (ou deviam ser) uma importante ferramenta de trabalho. Mas quem nunca bocejou ou até mesmo passou pelas brasas na sequência de uma reunião sem fim à vista? Quem nunca desesperou para tentar manter a concentração ou para descobrir o motivo para tamanha perda de tempo? Porque é nisso que se transformam muitas reuniões: num verdadeiro desperdício de horas. É para o evitar que servem as dicas que se seguem, numa tentativa de evitar estes gastos que, embora por cá ainda não tenham sido contabilizados, nos Estados Unidos traduzem-se, todos os meses, em perdas de cerca de 31 horas. O que significa que as reuniões pouco ou nada produtivas custam qualquer coisa como 37 mil milhões de dólares em salários.

Definir um objetivo - Costuma dizer-se que tempo é dinheiro, uma máxima que serve de lema para muitos. E é importante recordá-lo no momento em que se marcam as reuniões. Para isso, comece por definir um objetivo. Para que é a reunião? A resposta tem de ser clara. E, diz quem sabe, que quando assim é, ou seja, quando o objetivo é definido, só isso pode poupar 17 minutos à sua reunião.

Banir os PowerPoints - Na Amazon, Jeff Bezos proibiu os PowerPoints. Porquê, pergunta o leitor? Porque não são assim tão raras as vezes em que se passam reuniões inteiras a ouvir a leitura de uma apresentação neste formato. Sim, os recursos visuais podem ser uma ótima ferramenta, mas nunca se forem usados como muletas.

Acabar com a casa cheia - A Google é uma empresa que dispensa apresentações. E uma das suas regras é: nunca mais de 10 pessoas numa reunião. Uma máxima partilhada por outra grande empresa, a Apple. Este é um conselho que ajuda a manter mais produtivos estes encontros. Ou seja, convidar apenas as pessoas importantes para o objetivo da reunião, aquelas que vão servir de garantia para que as reuniões se mantenham organizadas e capazes de alcançar o resultado desejado.

O tempo é valioso - Já aqui o dissemos e voltamos a repetir: tempo é dinheiro. Por isso, procure definir uma duração para a reunião, que deve ser o mais breve possível. O ideal, garantem os especialistas, seriam encontros de 15 minutos. Um desafio!

Planear é a palavra-chave - A reunião não deve chegar ao fim sem que se tenham atingido conclusões, descritos os resultados e planeado o próximo encontro. É sempre uma boa ideia definir o que deve incidir a próxima reunião.

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